آموزش نرم افزار اکسل ( EXCEL 2010 )
نرمافزار Excel یک برنامه صفحه گسترده یا Spreadsheet است که صفحات کاری، گرافیک و مدیریت دادهها را در خود جمع نموده است. Excel استفاده از کامپیوتر در تمامی زمینههای مربوط به ریاضیات، آمار، امور مالـی و حسابداری را بسیار ساده و آسان کرده است. برای اجرای Excel روی دکمه Start کلـیک کنید.
منوی فرعی All Programs را باز کنید.
منوی فرعی Microsoft Office را باز کنید.
رویگزینه2010 Microsoft Excel کلیک کنید.
هنگامیکه Excel را اجرا میکنید، در ابتدا یک Workbook یا کتاب کاری خالـی ظاهر میشود. شما میتوانید اطلاعات جدیدی را در این کتاب کاری وارد کنید یا صفحه کاری از پیش ایجاد شدهای را باز کنید.
همه کارهایی که در Excel انجام میدهید در کتابهای کاری یا Workbookها انجام میشود. صفحات موجود در یک کتاب کاری را صفحات کاری (Worksheet) میگوییم. گاهی اوقات به این صفحات کاری، کاربرگ نیز گفته میشود. صفحات کاری موجود در کتاب کاری محدودیت نداشته و میتوانند با توجه به نیاز شما کم یا زیاد شوند.
برای باز کردن یک کتاب کاری که قبلاً ایجاد شده است، میتوانید از گزینة Open واقع در منوی File استفاده کنید. همچنین اگر یک کتاب کاری اخیراً ایجاد شده یا مورد استفاده قرار گرفته باشد، با کلیک بر روی نام این کتاب کاری در قسمت Recent Documents واقع در منوی File میتوانید آن را باز کنید. روی دکمه File کلیک کنید.
در این مثال قصد داریم با استفاده از گزینة Open یک کتاب کاری را باز کنیم. توجه کنید که چون هنوز فایل جدیدی را ایجاد یا باز نکردهایم، قسمت Recent Documents خالی میباشد. روی گزینة Open کلیک کنید.
با استفاده از پنجره باز شده میتوانید یکی از Workbook های موجود را انتخاب کرده و باز کنید. شاخههایی که بیشتر مورد استفاده قرار میگیرند، (مثل Documents و Desktop ), در سمت چپ این پنجره قرار دارند.
برای تمرین میخواهیم یک کتاب کاری نمونه با نام Sample را باز کنیم. این فایل در شاخة Eniac قرار دارد. پس ابتدا باید وارد این شاخه شویم. روی شاخة Eniac دابل کلیک کنید.
روی فایلSample دابل کلـیک کنید.
هر صفحه کاری یا Worksheet، از چند سطر و ستون تشکیل شده است. هر سطر با یک شماره و هر ستون با یک حرف مشخص میشود. همچنین سر ستونها در بالای صفحه وسرسطرها در یکی از طرفین صفحه قرار دارند. سرسطرها و سرستونها مستطیلهای خاکستری کوچکی هستند که برای انتخاب کامل یک سطر یا ستون به کار میروند.
محل تقاطع هر سطر و ستون را یک سلـول (Cell) مینامیم. برای دسترسی به هر سلـول، کافی است حرف ستون و شماره سطر مربوط به آن را بدانید. برای مثال اولـین سلـول سمت چپ و بالای صفحه کاری را با A1 نشان میدهیم که در اینجا A نام ستون و عدد 1 نام شمارهسطری است که سلـول در آن قرار دارد.
برای اینکه بتوانید اطلاعاتی را وارد سلـول نمائید، باید ابتدا آن را فعال کنید. سلـولـی که اطراف آن با خطوط سیاه رنگ ضخیمتری مشخص شده است یک سلـول فعال میباشد. در اینجا، سلول فعال را با کادر قرمز نشان دادهایم. برای فعال کردن یک سلـول کافی است داخل آن کلـیک کنید.
میلـه بالای صفحه، میلـه عنوان (Title Bar) نام دارد. در این قسمت نام فایل مورد استفاده دیده میشوند و همچنین این میله شامل دکمههایی برای بستن و تغییر اندازه پنجره است.
در سمت چپ میله عنوان یک میلة ابزار کوچک بهنام Quick Access Toolbar قرار گرفته است، که شامل ابزارهایی که معمولاً مورد استفاده قرار میگیرند میباشد. شما میتوانید با استفاده از دکمه حاوی فلش سیاه رنگ کنار این میلة ابزار، ابزارهای مورد نظر خود را به این میلة ابزار اضافه نمائید.
دکمه موجود در سمت چپ و بالای صفحه، دکمه File نامیده میشود. با فشردن این دکمه، منویی باز میشود که شامل دستوراتی برای مدیریت فایلهای Excel است. در واقع دستورات این منو همانند دستورات موجود در منوی File در سایر برنامهها میباشد.
قسمتی که توسط کادر قرمز مشخص شده است، مجموعة ابزارهای Excel میباشد که به این مجموعه Ribbon گفته میشود. Ribbon شامل چندین برگه است که با انتخاب هر برگه ابزارهای مربوط به آن برگه نمایش داده میشود. بطور پیشفرض در Ribbon برگة Home فعال میباشد که شامل پراستفادهترین ابزارهایی است که در طراحی صفحات کاری از آنها استفاده میشود.
برخی از ابزارهای موجود در Ribbon که عملکرد مرتبط به هم دارند در یک گروه دستهبندی شدهاند. در حال حاضر شما میتوانید گروه ابزارهای Clipboard، Font، Alignment، Number، Styles، Cells و Editing را مشاهده کنید.
در هر گروه لیست ابزارهای پر کاربرد آن گروه نمایش داده شده است. در پایین سمت راست بعضی از گروهها یک دکمه کوچک با عکس فلش قرار گرفته است. با کلیک بر روی این دکمه کوچک بقیه ابزارهای هر گروه نمایش داده میشود. روی دکمه کوچک موجود در پایین گروه Font کلیک کنید.
پنجرهای برای تنظیم خصوصیات مختلف Font یا قلم نمایش داده شده است. روی دکمه Cancel کلیک کنید.
ابزارهایی که در Ribbon، بصورت کمرنگ نمایش داده میشوند، ابزارهایی غیر فعال میباشند که فعلاً قابل استفاده نمیباشند. این ابزارها در شرایط خاص و در صورت نیاز فعال میشوند. در اینجا ابزار Paste غیر فعال میباشد که توسط فلش قرمز مشخص شده است.
برخی از ابزارهای موجود در Ribbon، دکمههایی هستند که میتواند فشرده و یا غیرفشرده باشند. این دکمهها در صورتی که در حالت فشرده یا انتخاب شده باشند، دارای زمینة نارنجی رنگ میباشند. در تصویر یکی از این دکمهها که در حال حاضر در وضعیت انتخاب قرار دارد، توسط کادر قرمز مشخص شده است.
در پائین Ribbon، میلـه فرمول (Formula Bar) وجود دارد. این قسمت برای وارد کردن اطلاعات در صفحات کاری به کار میرود و در سمت چپ آن، جعبه متن نام سلـول وجود دارد و سلـول فعال را نشان میدهد. در جعبه متن سمت راست این میلـه، محتویات سلـول فعال نشانداده میشود.
برای فعال نمودن میلـه فرمول و دکمههای آن، میتوانید روی یک سلـول کلـیک کرده و در داخل آن تایپ کنید. همچنین این امکان وجود دارد که ابتدا روی سلـول مورد نظر کلـیک کرده و آنگاه روی میلـه فرمول کلـیک نموده و سپس شروع به تایپ کنید. اما سادهترین راه آن است که با دابل کلـیک کردن بر روی یک سلـول، نوار فرمول را فعال نمایید. در سلـول C1، که با فلش قرمز مشخص شده است، دابل کلـیک کنید.
به این ترتیب، سلول C1 فعال شده و محتویات آن در میله فرمول مشخص شده است.
زمانیکه روی یک سلـول دابلکلـیک میکنید یا مشغول تنظیم محتویات آن هستید، سه دکمه جدید به نامهای Cancel، Enter و Insert Function در قسمت میانی میلـه فرمول ظاهر میشوند. این دکمهها به ترتیب به شکل علامت ضرب (×)، تیک و علامت fx میباشند. حالا برای آنکه سلول C1 از حالت فعال خارج شود، بهتر است روی یک سلول دیگر مانند A1 کلیک کنید. روی سلول A1 کلیک کنید.
میلـه وضعیت (Status Bar) که در پایینترین قسمت Excel قرار دارد، حاوی عباراتی است که بیانگر فعالـیتی که در حال انجام هستید، میباشد. برای مثال، زمانی که شما در حال انجام ویرایش بر روی یک داده هستید، کلـمه Edit در این مکان ظاهر میگردد.
توجه کنید که شما میتوانید با راستکلیک بر روی نوار وضعیت و انتخاب گزینههای مناسب از منوی بازشده، اطلاعات دیگری مانند وضعیت دکمههای Num Lock، Caps Lock، وضعیت حالت درج (Insert) یا بازنویسی (Overtype) و ... را نیز در نوار وضعیت نمایش دهید.
در سمت راست نوار وضعیت سه دکمه برای تعیین نحوة نمایش صفحة کاری وجود دارد. اولین دکمه که مربوط به نمای عادی یا Normal میباشد، صفحه کاری را به همین شکلی که مشاهده میکنید نمایش میدهد. دکمه دوم یا Page Layout موجب میشود صفحة کاری بهصورت صفحه صفحه دیده شده و در آخر دکمه سوم که Page Break Preview نامیده میشود، تنها سلولهای حاوی اطلاعات را نمایش میدهد. روی هر یک از دکمههای مربوط به نمای صفحه کاری کلیک کنید تا نحوة نمایش را مشاهده کنید.
توجه داشته باشید که تغییر دادن نمای صفحة کاری، فقط شیوة نمایش را در صفحه نمایش تغییر میدهد و در شکل صفحة چاپ شده تأثیری ندارد.
یکی از امکاناتی که در برنامه Excel، بسیار مورد استفاده قرار میگیرد، امکان بزرگنمایی یا Zoom میباشد. در Excel ابزار مربوط به بزرگنمایی در انتهای سمت راست نوار وضعیت قرار گرفته است.
یک روش برای استفاده از امکانات بزرگنمایی، استفاده از دکمه Zoom level میباشد. با کلیک بر روی این دکمه پنجرهای باز میشود که از طریق آن میتوانید بزرگنمایی صفحة کاری را تغییر دهید. روی دکمه Zoom Level کلیک کنید.
همانطور که مشاهده میکنید پنجرهای ظاهر شده است که از طریق گزینههای موجود در آن میتوانید بزرگنمایی صفحة کاری را تغییر دهید. شما در فصلهای بعدی با گزینههای موجود در این پنجره بیشتر آشنا خواهید شد. روی دکمه Cancel کلیک کنید.
ابزار دیگری که در Excel به منظور بزرگنمایی مورد استفاده قرار میگیرد، دکمه لغزنده Zoom است که در نوار وضعیت قرار دارد. در دو سمت راست و چپ این دکمه به ترتیب یک علامت مثبت و یک علامت منفی وجود دارد که لغزاندن دکمه به سمت علامت مثبت موجب بزرگنمایی و لغزاندن آن به سمت علامت منفی موجب کوچکنمایی صفحة کاری میشود. همچنین برای بزرگنمایی و کوچکنمایی میتوانید مستقیماً روی علامت مثبت و منفی نیز کلیک کنید. در اینجا ما با استفاده از این ابزار، صفحة کاری را میخواهیم کوچکنمایی کنیم. روی علامت منفی مشخص شده در قسمت zoom کلیک کنید.
مشاهده میکنید که نمای صفحة کاری کوچکتر شده است. حالا بهتر است بزرگنمایی صفحة کاری را به حالت قبل برگردانیم. روی علامت مثبت در قسمت Zoom کلیک کنید.
توجه داشته باشید که ابزارهای معرفی شده برای بزرگنمایی، تنها ابزارهای موجود برای این منظور نبوده و ابزارهای دیگری نیز در این زمینه وجود دارند که برای دسترسی به آنها باید از برگة View استفاده کنید. شما با این امکانات در فصلهای بعد آشنا خواهید شد.
برای حرکت کردن در سلولهای یک صفحه، چندین روش وجود دارد. در ادامه این روشها را مورد بررسی قرار میدهیم.
برای حرکت دادن صفحات کاری میتوانید از میلـه لـغزان واقع در سمت راست پنجره استفاده کنید. با پایین و بالا بردن دکمة لـغزان واقع در میلـة لـغزان عمودی، قسمتهای بالاتر یا پایینتر صفحات کاری نمایش داده میشوند. هنگامیکه دکمة لـغزان را توسط ماوس حرکت میدهید، توضیحی ظاهر میشود که مشخص میکند در موقع رها کردن دکمه ماوس، کدام ردیف در بالا نشان داده خواهد شد.
روش دیگر برای پیمایش صفحات کاری، استفاده از علامت فلش کوچک سیاه رنگ واقع در پائین یا بالای میله لغزان است. با هر بار کلیک کردن روی این فلشها، صفحه کاری به اندازه یک سطر بالا یا پائین میرود. روی فلـش رو به پایین میلـه لـغزان عمودی کلـیک کنید.
توجه کنید که ردیف اول پنهان شده و اولین ردیفی که نمایش داده شده است ردیف 2 میباشد. روش دیگر برای بالا یا پائین بردن صفحات کاری، استفاده ازکلیدهایPage up و Page Down در صفحه کلید میباشد. با فشردن این کلیدها، صفحه قبلی یا بعدی از صفحه کاری مشخص میشوند.دکمه Page Up را از صفحه کلید فشار دهید.
برای مشاهده ستونهای دیگری که هماکنون قابل مشاهده نیستند، لازم است که از میلـة لـغزان افقی استفاده کنید. برای حرکت دادن صفحه کاری به چپ و راست از فلـشهای سیاه واقع در چپ و راست میلـة لـغزان افقی استفاده میشود. همچنین، هنگامیکه دکمة لـغزان موجود در آن را توسط ماوس جابجا کنید، توضیحی ظاهر میشود که مشخص میکند در زمان رها کردن دکمة ماوس، کدام ستون نشان داده خواهد شد. روی فلـش سمت راست میلـه لـغزان افقی کلـیک کنید.
به این ترتیب، ستون A مخفی شده و ستونهای B به بعد قابل رویت هستند. روی فلـش سمت چپ میلـة لـغزان افقی کلـیک کنید.
در پایین صفحه، چند کلید به شکل سرصفحه وجود دارد که نشان دهندة تعداد صفحه کاری (Worksheet) از کتاب کاری (Workbook) باز شده (sample) هستند. پس در هر کتاب کاری یا Workbook میتوان چندین صفحه کاری یا Worksheet تعریف کرد. در این مثال اکنون سه صفحه داریم که صفحهای به نام XP فعال است و در حال مشاهده محتویات آن هستیم.
برای وارد شدن به یک صفحه کاری دیگر، کافیست روی دکمة مربوط به صفحهای که میخواهید مشاهده کنید کلـیک نمایید. روی دکمه مشخص شده با فلش قرمز کلـیک نمایید.
همانطور که مشاهده میکنید، محتویات صفحه ظاهر شده است. روش دیگر برای مراجعه به صفحاتکاری، استفاده همزمان از دو دکمه Ctrl و یکی از دکمههای Page Up وPage Down از صفحه کلید میباشد. با این روش در هر بار، یک صفحه کاری به عقب یا جلـو میروید.
اگر کتاب کاری دارای صفحات زیادی باشد، نمیتوانید تمام دکمههای سرصفحه مربوط بهآن را به طور همزمان در محلی که با کادر قرمز مشخص شده است، مشاهده کنید. در این صورت میتوان از چهار دکمه کنترلـی واقع در سمت چپ استفاده کنید تا در بین نام صفحات که در این محل نمایش داده میشوند حرکت کنید.
اکنون در این مثال چندین صفحة کاری دیگر ایجاد کردهایم تا روش استفاده از این دکمهها را بررسی کنیم. در فصلهای بعدی روش اضافه کردن و حذف صفحة کاری را بررسی خواهیم کرد.
دو فلش کوچک وسط، که با کادر قرمز مشخص شدهاند، برای حرکت به سمت راست و چپ میباشند. با هر بار کلیک بر روی این فلشها، یک برگه به سمت راست یا چپ حرکت میکنیم. روی دکمه مشخص شده توسط فلش قرمز، کلـیک کنید. تا یک صفحه از سمت راست نمایش داده شود.
روی دکمه Last واقع در انتهای سمت راست دکمهها کلیک کنید تا به انتهای سمت راست این لیست برویم.
تا اینجا مقداری با محیط Excel آشنا شدید. در ادامه میخواهیم روش ذخیرهسازی و بستن یک صفحه را بررسی کنیم. برای ذخیره کردن یک صفحهکاری (Workbook)، از منوی File گزینه Save را انتخاب کنید یا روی دکمه Save در نوار ابزار Quick Access کلیک کنید یا کلیدهای میانبر
Ctrl+S را فشار دهید. برای ذخیرهسازی این کتابکاری روی دکمه Save در نوار ابزار Quick Access کلیک کنید.
برای بستن یک کتاب کاری نیز چند روش وجود دارد : میتوان گزینه Close را از منوی Office انتخاب نمود یا روی دکمه Close در انتهای سمت راست Ribbon، (که به شکل علامت ضربدر میباشد)، کلـیک کرد. همچنین با استفاده از دکمههای میانبر Ctrl + W نیز این کار قابل انجام است. روی دکمه Close (کلید ×) مشخص شده توسط فلش قرمز کلیک کنید.
برای دسترسی سریع به یک کتاب کاری که به تازگی از آن استفاده کردهاید، میتوانید روی نام آن در قسمت Recent Documents واقع در منوی File کلیک کنید. روی دکمه File کلیک کنید.
در قسمت Recent Documents نام فایلهایی که اخیراً توسط Excel مورد استفاده قرار گرفتهاند، نشان داده میشود. برای باز کردن فایل مورد نظر، باید روی نام آن کلیک کنید. درصورتیکه از یک فایل برای مدتی استفاده نکنید و این لیست پر شود آنگاه این فایل دیگر نمایش داده نمیشود. در صورتیکه بخواهید یک فایل همیشه نمایش داده شود روی دکمه Pin که در سمت راست فایل وجود دارد باید کلیک کنید. با کلیک دوباره بر روی دکمه Pin فایل از حالت Pin خارج میشود.
بر روی نام فایل راست کلیک کنید.
توضیح گزینههای این منو به شرح زیر است:
Open : فایل باز میشود.
Open a copy : از فایل یک کپی تهیه شده و فایل کپی باز میشود به این ترتیب تغییراتی که میدهید در فایل اصلی اعمال نخواهد شد.
Pin to list : فایل در لیست Pin میشود تا از لیست حذف نگردد.
Remove from list : این فایل از لیست فایلهای اخیراً استفاده شده حذف میشود.
Clear unpinned items : فایلهایی که Pin نشدهاند از لیست حذف میشوند.
در محلی خارج از منو کلیک کنید تا این منو بسته شود.
روی گزینه Sample کلـیک کنید.
مشاهده میکنید که فایل باز شده است. در هنگام استفاده از برنامة Excel ممکن است به مشکلاتی بر بخورید که برای حل آن نیاز به کمک دارید. برای این منظور بهترین راه استفاده از برنامه کمک یا Help برنامة Excel است. برای دسترسی به برنامه کمک Excel کافی است که روی دکمه مربوط به آن در سمت راست Ribbon کلیک کنید. روی دکمه Microsoft Office Excel Help کلیک کنید.
اکنون پنجره Excel Help باز شده است و شما میتوانید عناوین مهمترین مطالب موجود در کمک Excel را در این پنجره مشاهده کنید. با کلیک بر روی هر یک از این عناوین، مطالب مربوط به آن نمایش داده میشود.
اگر مطلب مورد نظر شما در لیست مطالب پنجرة کمک وجود ندارد، میتوانید عنوان موضوع مورد نظر خود یا حتی چند کلمة مرتبط با آن را در جعبه متن بالای پنجرة کمک تایپ کرده و سپس روی دکمه Search کلیک کنید تا برنامة کمک تمامیمطالب مربوط به آن موضوع را برای شما پیدا کند. بهعنوان مثال در اینجا میخواهیم در مورد تغییر نوع قلم در صفحة کاری اطلاعاتی به دست بیاوریم. عبارت Change Font را تایپ کنید.
روی دکمه Search کلیک کنید.
همانطور که میبینید، برنامه کمک مطالب زیادی دربارة موضوع تغییر قلم را پیدا کرده و عناوین آنها را برای شما لیست کرده است و شما میتوانید با کلیک بر روی هر یک از آنها به مطالب آن عنوان دسترسی پیدا کنید. روی دکمه Close از پنجرة Excel Help کلیک کنید.
در پایان مطالب این فصل میخواهیم روش خروج از Excel را بررسی کنیم. برای خروج کافیست که روی دکمه Close واقع در سمت راست میلة عنوان کلیک کرده یا از منوی File، روی دکمه Exit Excel کلیک کنید. روی دکمه Close کلیک کنید.