آموزش نرم افزار اکسس (access 2010 )

Access یک‌ نرم‌ افزار پرقدرت‌ برای‌ مدیریت‌ پایگاههای‌ داده‌ (Database) است‌ و می¬تواند در مسائل‌ متنوعی همچون‌ مرتب‌ سازی، سازماندهی و یا گزارش‌ گیری‌ از اطلاعات‌ داخل‌ پایگاه‌ داده‌ مورد استفاده‌ قرار گیرد.
Access یک‌ سیستم‌ مدیریت‌ بانک‌ اطلاعاتی شی‌ءگرا میباشد که‌ با نام‌ DBMS شناخته‌ میشود. یک‌ DBMS از اشیائی ساخته‌ شده‌ که‌ با یکدیگر در ارتباط هستند. اجزاء اولـیه‌ یک‌ Database در Access عبارتند از جداول‌ (Table) ، پرس‌‌ و جوها (Query)، فرمها (Form) و گزارشات ‌(Report).
یک‌ پایگاه‌ داده‌ یا Database ، عبارت است‌ از مجموعه‌ای‌ از اطلاعات‌ سازماندهی شده‌ که‌ باعث‌ میشود تا بتوانید به‌ هر قسمت‌ از آن‌ اطلاعات‌ به‌ سرعت‌ دسترسی داشته‌ باشید. یک‌ پایگاه‌ داده‌ میتواند یک‌ دفترچه‌ تلـفن‌ کوچک و یا یک‌ دائره‌الـمعارف عظیم‌ باشد.
در یک‌ Database ، اطلاعات‌ در جدولـها ذخیره‌ شده‌ و درون‌ رکوردها و فیلـدها سازماندهی میشوند. این‌ جداول‌ میتوانند از طریق‌ فیلـدهای‌ متناظر خود با یکدیگر ارتباط داشته‌ باشند. همچنین، این امکان وجود دارد که رکوردها و فیلـدها را به‌ یک‌ جدول‌ افزوده و یا از آن‌ حذف‌ کنید و در نهایت‌ پرس‌ و جو ، فرم‌ و یا گزارش‌ طراحی نمایید.
در یک‌ Database ، داده‌ها اطلاعاتی هستند که‌ در جداول‌ بانک‌ اطلاعاتی ذخیره‌ شده‌اند. این‌ اطلاعات‌ میتوانند شامل‌ متون، اعداد، تاریخ، عکس‌ و یا اشیاء OLE باشند.
Database ها ، هم‌ قابل‌ تغییر و هم‌ سریعند. آنها میتوانند در وقت‌ و انرژی شما بسیار صرفه‌جویی کنند. با کمک پایگاههای‌ داده‌ میتوانید: 
- اطلاعات‌ خاص‌ را در کمترین‌ زمان‌ پیدا کنید.
- به‌ راحتی اطلاعات‌ را تصحیح‌ یا تعویض‌ نمایید.
- از راههای‌ مختلـف‌ به‌ اطلاعات‌ دسترسی پیدا کنید.
- گزارشات‌ متنوع‌ دریافت‌ نمایید.
شما روش نصب Office را در فصلهای قبل فرا گرفته‌اید.پس از نصب Office 2010 ، برای شروع کار با Access ، روی کلید Start کلیک کرده و وارد قسمت All Programs شوید. سپس روی گزینه Office Microsoft کلیک کرده و گزینه Access 2010 Microsoft Office را انتخاب کنید.
روی‌ کلـید Start کلـیک‌ کنید.
منوی‌ All Programs را باز کنید.
منوی فرعی‌ Microsoft Office را باز کنید.
از منوی فرعی باز شده، گزینه Microsoft Office Access 2010 را انتخاب کنید.




با اجرای برنامه Access 2010 وارد منوی File می‌شوید. این منو شامل گزینه‌های مختلفی جهت ایجاد پایگاه داده جدید، باز کردن پایگاه داده‌های موجود، استفاده از الگوهای پیش‌ ساخته و نیز دسترسی به تنظیمات Access می‌باشد. در ادامه، قسمت‌های مختلف این پنجره را به شما معرفی می‌کنیم.
در سمت چپ منوی File گزینه هایی برای ایجاد، باز کردن، بستن و یا ذخیره کردن بانک اطلاعاتی قرار گرفته است. همچنین در این قسمت می توانید به بانک های اطلاعاتی که اخیرا ایجاد یا باز شده اند و نیز تنظیمات Access نیز دسترسی پیدا نمایید.




همانطور که می بینید، با اجرای Access بطور پیش فرض گزینه New انتخاب شده و شما می توانید با استفاده از گزینه های موجود در مقابل این گزینه به روشهای مختلف بانک اطلاعاتی جدید خود را ایجاد کنید. حال بهتر است با هر یک از این گزینه ها آشنا شویم.




گزینه Blank Database برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی کاملا خالی به کار می رود. بانک اطلاعاتی که با استفاده از این گزینه ایجاد می شود شامل هیچ جدول، فرم، گزارش و یا اطلاعاتی نبوده و شما باید مرحله به مرحله اجزاء بانک اطلاعاتی خود را به آن اضافه نمایید.




گزینه Blank Web Database نیز همانند گزینه Blank Database برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی کاملا خالی به کار می رود. با این تفاوت که بانک اطلاعاتی که با این روش ایجاد می شود برای استفاده در صفحات وب مورد استفاده قرار می گیرد.




با استفاده از گزینه Sample Templates ، می توانید به الگوها و بانکهای اطلاعاتی پیش ساخته Access دسترسی پیدا کنید. ما در ادامه همین فصل از بانکهای اطلاعاتی پیش ساخته استفاده خواهیم نمود.




با استفاده از گزینه Recent Templates می توانید به آخرین الگوها و بانکهای اطلاعاتی پیش ساخته که مورد استفاده قرار گرفته اند دسترسی پیدا نمایید.




شما می توانید بانک اطلاعاتی که ایجاد نموده اید را به صورت یک الگو ذخیره نموده و در ایجاد بانکهای اطلاعاتی دیگر از آن به عنوان یک الکوی پیش ساخته استفاده نمایید. در این حالت گزینه My Templates برای دسترسی به الگوهایی که ایجاد نموده اید مورد استفاده قرار می گیرد.




قسمتی که با کادر قرمز مشخص شده است Office Online Templates می باشد. اگر شما می خواهید از یک الگوی از پیش تعریف شده استفاده کنید که در الگوهای موجود در Access وجود ندارد، می توانید نام یا موضوع آن را در کادر Office Online Templates واردکرده و روی کلید حاوی علامت فلش در مقابل آن کلیک کنید تا Access سایت Microsoft را برای پیدا کردن آن جستجو کند. همچنین می توانید با کلیک بر روی هر یک از شاخه های موجود در این قسمت، سایت Microsoft را برای یافتن الگوهای مربوط به موضوع آن شاخه جستجو نمایید. 




در این مرحله ما می خواهیم با استفاده از الگوهای موجود در Access یک بانک اطلاعاتی جدید کنیم. به یاد دارید که برای این منظور باید از گزینه Sample Templates استفاده نماییم.
روی گزینه Sample Templates کلیک کنید.

---

بسیار خوب، حالا می توانید در لیست باز شده الگوهای موجود را مشاهده کنید.
روی بانک اطلاعاتی Northwind کلیک کنید.




بعد از انتخاب الگوی مورد نظر باید یک نام برای بانک اطلاعاتی که قرار است از روی الگوی انتخاب شده ایجاد شود، انتخاب کنید. شما می‌توانید نام بانک اطلاعاتی جدید را در قسمت File Name واقع در سمت راست پنجره وارد کنید. البته Access بطور پیش‌فرض نام الگوی انتخاب شده را برای بانک اطلاعاتی جدید پیشنهاد می‌کند که در اینجا ما این نام را قبول می‌کنیم.




به طور پیش‌فرض، Access بانک اطلاعاتی جدید را در شاخة Documents (در ویندوز ویستا و سون Document و در نسخه‌های قدیمی‌تر ویندوز My Documents) ایجاد می‌کند. ولی در صورت تمایل شما می‌توانید، با استفاده از کلید حاوی آیکون پوشه در انتهای جعبه متن File Name، آدرس محل ایجاد بانک اطلاعاتی را تغییر دهید. در این مثال ما همان آدرس پیش‌فرض یعنی شاخة Documents را قبول می‌کنیم. پس کافی است که روی کلید Create کلیک کنیم تا بانک اطلاعاتی مورد نظر از روی الگوی انتخاب شده ایجاد شود.
روی کلید Create کلیک کنید.




با کلیک بر روی کلید Create، Access شروع به ایجاد بانک اطلاعاتی کرده و روند انجام این عملیات را با استفاده از یک نوار پیشرفت، به شما نشان می‌دهد. در این حالت شما باید تا پایان یافتن عملیات منتظر بمانید.




بسیار خوب، حالا بانک اطلاعاتی جدید با نام Northwind ایجاد شده است و اولین فرم یا پنجرة آن با نام Startup Screen در وسط صفحه به نمایش درآمده است. به این ترتیب شما وارد محیط اصلی برنامة Access شده‌اید. قبل از ادامة کار بهتر است با محیط Access بیشتر آشنا شوید.
نوار بالای صفحه، میله عنوان یا Title Bar نامیده می‌شود. این میله شامل نام برنامه و نیز بانک اطلاعاتی که در حال حاضر باز است، می‌باشد. همچنین در سمت راست میله عنوان، کلیدهایی برای بستن و تغییر اندازة برنامه وجود دارند.




در سمت چپ میله عنوان، میلة ابزار کوچک Quick Access Toolbar قرار گرفته است که شامل ابزارهایی می‌باشد که معمولاً زیاد مورد استفاده قرار می‌گیرند. شما می‌توانید با استفاده از کلید حاوی فلش سیاه رنگ کنار این میلة ابزار، ابزارهای مورد نظر خود را به این میلة ابزار اضافه نمائید.




کلید بنفش رنگ موجود در بالا و سمت چپ برنامة Access که با کادر قرمز مشخص شده است، کلید File می‌باشد. با فشردن این کلید، منوای باز می‌شود که شامل دستوراتی برای مدیریت فایل‌های Access ، مانند ایجاد بانک اطلاعاتی جدید، باز کردن بانک‌های اطلاعاتی موجود، ذخیره بانک اطلاعاتی و ... می‌باشد. در واقع دستورات این منوی پنجره ای شکل، مشابه دستورات موجود در منوی File، در سایر برنامه‌ها می‌باشد. این منو همان منوای است که در مرحله قبل و با اجرای برنامه Access به آن وارد شدید.




قسمتی که توسط کادر قرمز مشخص شده است، مجموعة ابزارهای Access می‌باشد که به این مجموعه Ribbon گفته می‌شود. Ribbon شامل چندین برگه است، که با انتخاب هر برگه، ابزارمربوط به آن برگه نمایش داده می‌شود. بطور پیش‌فرض در Ribbon برگة Home فعال می‌باشد که شامل پراستفاده‌ترین ابزارهایی است که در طراحی بانک‌های اطلاعاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند. در درس‌های بعدی شما با اغلب ابزارهای موجود در Ribbon آشنا خواهید شد.




توجه کنید که تعداد برگه‌های موجود در Ribbon ثابت نبوده و در شرایط خاص ممکن است تعداد این برگه‌ها افزایش پیدا کند. به‌عبارت دیگر درشرایط خاصی مانند طراحی جداول، فرم‌ها، گزارش‌ها و ...، برگه‌هایی به Ribbon اضافه می‌شود و ابزار لازم برای این عملیات را در اختیار شما قرار می‌دهد.




برای سادگی کار، برخی از ابزارهای موجود در Ribbon که عملکرد مرتبط به هم دارند در یک گروه دسته‌بندی شده‌اند. در حال حاضر شما می‌توانید گروه ابزارهای Views، Clipboard، Text Formatting و... را مشاهده کنید.

---

ابزارهایی که در Ribbon، بصورت کم‌رنگ نمایش داده می‌شوند، ابزار غیر فعال می‌باشند که فعلاً قابل استفاده نمی‌باشند. این ابزارها در شرایط خاص و در صورت نیاز فعال می‌شوند. در شکل، تعدادی ابزار غیر فعال توسط کادر قرمز مشخص شده‌اند.




در قسمت پایین و سمت راست بعضی از گروه ابزارهای موجود در Ribbon ، یک کلید کوچک حاوی فلش قرار گرفته است. با کلیک بر روی این کلید کوچک پنجره‌ای برای دسترسی به سایر گزینه‌های آن گروه ابزار در اختیار شما قرار می‌گیرد.
روی کلید کوچک موجود در پایین گروه Clipboard کلیک کنید.




همانطور که مشاهده می‌کنید، پنجره‌ای برای استفاده از حافظه موقت Office باز شده است. البته در حال حاضر ما نیازی به این پنجره نداریم و بهتر است آن را ببندیم. شما در درس‌های بعد با این پنجره آشنا خواهید شد.
روی کلید Close از پنجرة Clipboard کلیک کنید.




میلة باریکی که در سمت چپ صفحه قرار گرفته است، پانل هدایت یا Navigation Pane نامیده می‌شود. با استفاده از این پانل می‌توانید به تمام اشیاء موجود در یک بانک اطلاعاتی مانند جداول، پرس و جوها، فرم‌ها، گزارش‌ها و ... دسترسی پیدا کنید.




توجه داشته باشید که پانل Navigation در حالت پیش‌فرض به صورتی ظاهر می‌شود که حداقل فضا را اشغال کند. برای باز کردن این پانل کافی است که بر روی آن و یا کلید حاوی فلش مضاعف در بالای پانل کلیک کنید.
روی پانل Navigation کلیک کنید تا باز شود.




می بینید که پانل باز شده است و شما می‌توانید محتویات آن را مشاهده کنید. در این مثال، اشیاء مختلف موجود در بانک اطلاعاتی مانند جداول، فرم‌ها ، گزارش‌ها و ... بصورت مناسب گروه‌بندی شده و در پانل نمایش داده شده‌اند. برای مشاهدة اشیاء موجود در هر گروه، کافی است که روی عنوان گروه مورد نظر کلیک کنید.
روی عنوان گروه Customers & Orders کلیک کنید.




حالا گروه Customers & Ordres باز شده و شما می‌توانید اشیاء داخل این گروه که شامل چهار فرم و یک پرس و جو می‌باشد را مشاهده کنید.




برای بازکردن هر یک از اشیاء موجود در پانل Navigation مانند جداول، فرم‌ها، گزارش‌ها و ... کافی است که روی شیی مورد نظر خود در پانل دابل کلیک کنید. در این صورت شیی انتخاب شده بصورت یک برگة جدید و یا به صورت یک پنجرة شناور، در فضای سمت راست پانل ظاهر خواهد شد. به‌ عنوان مثال، در اینجا ما می‌خواهیم فرم Customer List را باز کنیم.
روی فرم Customer List در پانل هدایت دابل کلیک کنید.




همانطور که می‌بینید، فرم Customer List که شامل یک جدول و چندین گزینه می‌باشد، بصورت یک برگة جدید در سمت راست پانل ظاهر شده است. از آنجایی که در حال حاضر ما قصد استفاده از این فرم را نداریم، بهتر است آن را ببندیم. برای بستن یک شیی بازشده، مانند جدول، فرم، گزارش و ... کافی است که روی برگة مربوط به آن شیی در سمت راست پانل راست کلیک کرده و از منویی که باز می‌شود گزینة Close را انتخاب کنید. همچنین می‌توانید روی کلید Close (که به شکل یک علامت ضرب کوچک می‌باشد) در سمت راست برگة مربوط به شیی مورد نظر کلیک کنید.
روی کلید Close در سمت راست برگة Customer List کلیک کنید.




پس از آنکه کار شما با یک پانل تمام می‌شود، برای آنکه فضای بیشتری در اختیار داشته باشید، بهتر است اندازة پانل را در حالت حداقل قرار دهید. برای این منظور باید روی کلید حاوی فلش مضاعف در بالای پانل کلیک کنید.
روی کلید حاوی فلش مضاعف در بالای پانل کلیک کنید تا اندازة پانل حداقل شود.

---

در قسمت پایین پنجرة Access، میلة وضعیت ( Status Bar) قرار گرفته است. میلة وضعیت اطلاعاتی در مورد نوع شیی انتخاب شده و نیز وضعیت ویرایشگر و عملیاتی که در حال انجام است را در اختیار شما قرار می‌دهد. همچنین در سمت راست این میله، وضعیت فعال یا غیر فعال بودن کلیدهای Caps Lock، Num Lock، Scroll Lock و Insert نیز نمایش داده می‌شود.




در سمت راست میلة وضعیت چند کلید وجود دارد که با استفاده از آنها می‌توانید نمای محیط را تغییر دهید. هنگامی که یک بانک اطلاعاتی و یا هر یک از اشیاء موجود در آن را باز می‌کنید، به طور پیش‌فرض در نمای مشاهده یا View قرار می‌گیرید. اما بسته به اینکه شیی بازشده از نوع جدول، فرم، گزارش، پرس و جو و ... باشد، کلیدهایی در سمت راست میلة وضعیت ظاهر می‌شوند که با استفاده از آنها می‌توانید علاوه بر محیط مشاهده، به محیط ویرایش یا طراحی آن شیی نیز دسترسی پیدا کنید. شما در فصل‌های آینده با محیط‌های دیگر access نیز آشنا خواهید شد.




گاهی اوقات، در هنگام استفاده از قسمت‌های مختلف برنامة Access ممکن است به مشکلاتی بر بخورید که برای حل آنها نیاز به کمک دارید. برای این منظور، بهترین راه، استفاده از کمک یا Help برنامة Access می‌باشد. برای دسترسی به کمک برنامه Access، کافی است که روی کلید مربوط به آن در سمت راست Ribbon، که به شکل یک علامت سؤال می‌باشد، کلیک کنید.
روی کلید Microsoft Office Access Help کلیک کنید.




بسیار خوب، حالا پنجرة Access Help باز شده است و شما می‌توانید، عناوین مهمترین مطالب موجود در کمک Access را در این پنجره مشاهده کنید. با کلیک بر روی هر یک از این عناوین، مطالب آموزشی مربوط به آن عنوان در اختیار شما قرار می‌گیرد. 




اگر مطلب مورد نظر شما در لیست مطالب پنجرة کمک وجود ندارد، می‌توانید عنوان موضوع مورد نظر خود و یا حتی چند کلمة مرتبط با آن را در جعبة متن بالای پنجره کمک تایپ کرده و سپس روی کلید Search کلیک کنید تا برنامة کمک تمامی مطالب مربوط به آن موضوع را برای شما پیدا کند. به‌عنوان مثال، در اینجا ما می‌خواهیم در مورد نحوة ایجاد یک فرم در Access ، اطلاعاتی بدست بیاوریم.
در داخل جعبه متن مشخص شده کلیک کنید.




عبارت How do I Create a form را تایپ کنید.
روی کلید Search کلیک کنید.




توجه کنید که برنامة کمک، مطالب زیادی دربارة موضوع ایجاد فرم پیدا کرده و عناوین آنها را برای شما نمایش داده است. در این حالت شما می‌توانید با کلیک بر روی هر عنوان به مطالب آن دسترسی پیدا کنید.
روی عنوان مشخص شده کلیک کنید.




همانطور که مشاهده می‌کنید، اطلاعاتی در مورد نحوه ایجاد یک فرم ارائه شده است. در پایان استفاده از کمک، می‌توانید با استفاده از کلید Close از این پنجره خارج شوید.
روی کلید Close از پنجرة Access Help کلیک کنید.




اگر شما برای کار به فضای بیشتری در محیط Access نیاز دارید، می توانید بر روی کلید حاوی فلش رو به بالا در کنار کلید Help کلیک کنید تا اندازه Ribbon حداقل شده و فضای کاری بیشتری در اختیارتان قرار بگیرد.




در ادامه قصد داریم بانک اطلاعاتی بازشده را ببندیم. اما قبل از این‌کار بهتر است یک ‌بار آن را ذخیره کنیم. برای ذخیرة تغییرات اعمال شده در یک فایل می‌توانید روی کلید Save از نوار Quick Access کلیک کرده و یا از منوی File، گزینة Save را انتخاب نمایید.
روی کلید Save واقع در نوار Quick Access کلیک کنید.

---

حالا تغییرات در بانک اطلاعاتی ذخیره شده است و شما می‌توانید آن را ببندید. برای بستن یک بانک اطلاعاتی کافی است که از منوی File، گزینة Close Database را انتخاب کنید.
روی کلید File کلیک کنید.




از منوی بازشده گزینة Close Database را انتخاب کنید.




بسیار خوب بانک اطلاعاتی بسته شده و حالا می‌توانید برای ایجاد بانک اطلاعاتی جدید و یا باز کردن یک بانک اطلاعاتی که قبلاً ایجاد شده است و یا حتی خروج از Access تصمیم‌گیری کنید.
در قسمت Recent از منوی File معمولاً لیستی از آخرین بانک‌های اطلاعاتی ایجاد شده و یا بانک‌های اطلاعاتی که اخیراً مورد استفاده قرار داده‌اید، نمایش داده می‌شوند.
روی گزینه Recent کلیک کنید.




برای باز کردن هر یک از این بانک‌های اطلاعاتی موجود در این قسمت کافی است که روی نام آن کلیک کنید. اما اگر نام بانک اطلاعاتی مورد نظر شما در قسمت Recent وجود ندارد، می‌توانید با استفاده از گزینة Open در همین قسمت، بانک اطلاعاتی مورد نظر را جستجو کنید. در این مثال ما قصد داریم فایل Northwind را مجدداً باز کنیم.
در قسمت Recent روی بانک اطلاعاتی Northwind کلیک کنید.




همانطور که مشاهده می کنید بانک اطلاعاتی Northwind مجددا باز شده است. 
در انتهای مطالب آموزشی این فصل بهتر است نحوة خروج از محیط Access را نیز فرا بگیرید. برای خروج از محیط Access می‌توانید از منوی File گزینة Exit را انتخاب کرده و یا روی کلید Close واقع در بالای سمت راست پنجرة Access کلیک کنید.
روی منوی File کلیک کنید.
در منوی بازشده روی کلید Exit کلیک کنید.




در طی این فصل، فرا گرفتید که چگونه Access را اجرا کرده و در آن یک بانک اطلاعاتی را باز کنید. همچنین با محیط Access و قسمت‌های مختلف آن آشنا شده و دیدید که چگونه می‌توان از راهنمائی‌های Access استفاده نمود.
شما به انتهای این فصل رسیده‌اید.